Come fare Brainstorming prima di un evento aziendale

Ormai in un contesto aziendale sono sempre di più i termini inglesi con cui ci si trova ad avere a che fare. Ad esempio la frase “ci sentiamo dopo con una call!” rappresenta appieno la tendenza di imprenditori e manager ad utilizzare l’inglese per comunicare nel quotidiano.

Uno dei termini anglosassoni più diffusi è sicuramente “brainstorming” o “brain storming”.

Si tratta di una parola che indica un momento particolarmente creativo in cui un team di lavoro cerca di tirare fuori nuove idee interessanti per affrontare un determinato problema o per raggiungere un obiettivo.

Se ne fa uso in molte situazioni, ma probabilmente non sai che un brainstorming efficace può salvarti la vita anche quando devi organizzare un evento aziendale.

Vediamo quindi di che cosa si tratta e come puoi aiutarti in fase organizzativa.

Il significato di “brainstorming”

Partiamo dall’inizio, dando una definizione di brainstorming.

Come vedi questo termine è composto dalle parole “brain” e storming” quindi letteralmente si può tradurre con “tempesta di cervelli”, un’immagine sicuramente molto evocativa.

Questo termine ha iniziato a diffondersi negli anni ’50 grazie al libro Applied Imagination di Alex Osborn, secondo il quale liberare la propria immaginazione è una arma perfetta per il problem solving.

In concreto in che cosa consiste il brainstorming?

Si tratta di una tecnica per stimolare la creatività all’interno di un gruppo di lavoro, per fare uscire il maggior numero di idee possibili su come gestire una determinata situazione problematica. Nel tuo caso specifico, un evento aziendale proprio dietro l’angolo.

I componenti di un team si prendono quindi un momento di pausa all’interno della giornata di lavoro e si ritrovano in uno stesso luogo per discutere del problema.

Tutto nasce dalla frase “dai, tiriamo fuori qualche idea interessante…” e i vari partecipanti si “spremono le meningi” per proporre una loro personale soluzione.

In questo modo si radunano tante idee possibili, sottoposte poi a una valutazione per individuare le migliori.

Come fare una sessione di brainstorming

Ma come puoi liberare la creatività all’interno del tuo team di lavoro?

Per organizzare una fase di brainstorming davvero utile e funzionale bisogna avere ben presenti alcuni fattori che possono consentire alle idee di uscire facilmente.

Un moderatore

Quando si fa brainstorming è importante che ci sia una persona che conduca la sessione, stabilendo regole che impediscano il caos.

Il moderatore deve ovviamente conoscere molto bene l’obiettivo che si vuole raggiungere e deve infondere fiducia e tranquillità.

Il suo compito è quello di porre domande aperte ai partecipanti per stimolarli ad uscire da vecchi modi di pensare e trovare soluzioni nuove per conto proprio.

Scegli il luogo giusto

Il contesto che ci circonda è importante per stimolare o meno il flusso di idee, dapprima nella propria testa e poi nel momento in cui vengono condivise con gli altri.

Di certo non è il massimo mettere un gruppo a fare brainstorming in una stanza in cui c’è un telefono che suona in continuazione o altre persone non coinvolte nella sessione che parlano tra loro ad alta voce.

Il luogo perfetto in cui praticare il brainstorming dovrebbe

essere confortevole e silenzioso;
permettere alle persone di guardarsi tra di loro (magari mettendo le sedie a cerchio);
essere dotato di una lavagna sulla quale annotare tutte le idee che escono;
avere tante biro e fogli di carta e magari un registratore;
avere una piccola zona con una macchinetta per il caffè e con bottiglie di acqua;
costituiscono poi un valore aggiunto la presenza di musica (classica o jazz) e oggetti stimolanti (un piccolo canestro, un tavolo da biliardo etc.).

Tutti devono parlare liberamente

A tutti i presenti deve essere data la possibilità di esprimersi senza timore.

Spesso le persone limitano la loro libertà di espressione e di pensiero per paura di subire dei giudizi esterni e vedere intaccata la propria autostima.

Quindi in questa fase è fondamentale impedire critiche o censure verso chiunque dica la propria per non imbrigliare la sua creatività.

Un gruppo ben bilanciato

Per fare al meglio un brainstorming devi fare attenzione a come selezioni il gruppo:

i partecipanti non devono essere né troppo pochi né troppo numerosi, altrimenti le idee potrebbero essere insufficienti o al contrario essere espresse in modo troppo caotico;
non devono crearsi rapporti di potere che possano intimorire qualcuno dei partecipanti: ad esempio come si può sentire una donna in un gruppo di soli uomini? E un tirocinante in mezzo a soli lavoratori dipendenti?

Nessuna idea è sbagliata!

Nel brainstorming la quantità è meglio della qualità.

L’importante infatti è avere più idee possibile da mettere sul piatto, ci sarà poi tempo per valutarle.

Sicuramente durante la tua sessione ci sarà qualcuno che prenderà la parola dicendo una cosa del tipo “forse la mia è una considerazione stupida però…”

Ecco, attenzione perché in questa fase una frase del genere potrebbe essere la premessa ad un’idea geniale!

Scrivete tutto

Durante una sessione l’imperativo è: impedire che anche solo un’idea vada perduta!

Ciò significa che ogni soluzione che vi viene in mente deve essere segnata, nel modo che preferite, per esempio:

ognuno può scrivere le sue idee su un foglio di carta e dopo qualche minuto si leggono a turno;
si segnano le idee su una lavagna, così da essere immediatamente visibili a tutti.

Fate ricorso alle mappe mentali

Per organizzare nel migliore dei modi le idee che passano per la testa si può fare ricorso ad una mappa mentale.

Ad esempio scrivi al centro della lavagna il nome del tuo evento aziendale e poi intorno, a raggiera, segna tutti gli aspetti da prendere in considerazione: la location, gli interventi, la cena etc.

E poi per ogni elemento annota tutte le idee che vengono fuori in merito a quello che si potrebbe fare.

In questo modo diventa più facile per i partecipanti avere l’ispirazione per esprimere di continuo altre idee.

L’utilità di fare brainstorming per gli eventi aziendali

Un’azienda può fare ricorso al brainstorming in diverse situazioni, per esempio: deve lanciare una nuova campagna di marketing, immettere un nuovo prodotto sul mercato oppure trovare nuovi sistemi per rendere il lavoro più produttivo?

In tutti questi casi è opportuno chiamare a raccolta tutti i componenti di un team di lavoro e invitarli a “scervellarsi” per offrire soluzioni creative!

Spesso però si sottovaluta che anche in concomitanza di un evento è utile fare ricorso al brainstorming in fase organizzativa per dare vita ad un’esperienza molto più piacevole per gli ospiti.

Infatti, sia che tu ti rivolga ai tuoi dipendenti, ai partner commerciali o ai clienti più fedeli, c’è una regola che devi assolutamente ricordare: nessuno è più disposto ad accettare di partecipare ad eventi noiosi!

Basta con tutti quegli eventi pomposi e formali, quelli in cui ad esempio si è costretti a stare seduti a tavola per molte ore, cercando disperatamente di trovare argomenti di conversazione con la persona seduta al proprio fianco.

Negli ultimi anni la creatività ha portato a rendere gli eventi aziendali davvero originali e stimolanti.

Alcuni esempi di brainstorming

Quando si ha a che fare con un evento aziendale sono tanti gli aspetti da tenere in considerazione in fase organizzativa e per ognuno c’è potenzialmente una soluzione creativa.

Ti faccio degli esempi concreti…

Nella scelta della sala meeting dove si svolgerà l’evento c’è qualche elemento che può creare un’atmosfera più vivace? Per esempio una musica specifica che carichi l’ambiente, un po’ di Rock per dirne una!

E se c’è qualche presentazione che ne dici di pensare a degli oggetti divertenti da utilizzare? Sai ad esempio che esistono dei microfoni che si possono lanciare? Hai mai utilizzato una lavagna interattiva?

Durante il tuo evento è prevista una cena, immagino. Allora che ne pensi di organizzarne una un po’ particolare, come ad esempio una cena con delitto? Oppure perché non prevedere uno spettacolo di magia tra una portata e l’altra?

Vuoi che il tuo evento aziendale sia dedicato al team building? Potresti pensare ad una stimolante attività in cucina, come il team cooking o a sport adrenalinici come l’arrampicata o il rafting?

E nei momenti di pausa hai mai pensato di portare i tuoi ospiti in una spa? D’altronde un evento aziendale non può mai essere solo un momento di lavoro!

Come puoi vedere, ci sono davvero tante attività originali che possono essere organizzate durante il tuo evento aziendale.

Chiaramente ci sono anche dei limiti legati alla realizzazione di un’idea, per esempio ragioni di budget o logistiche, come una location che non può ospitare una certa attività.

Ma, per quanto è possibile, non aver paura di spingere il tuo team ad uscire dai canoni tradizionali e aiutarti a creare un evento un po’ estroso. Sono sicuro che i tuoi ospiti te ne saranno grati!

L’efficacia del brainstorming

Se ancora non l’hai preso in considerazione, sappi che il brainstorming porterà alla tua azienda dei benefici non irrilevanti.

Innanzitutto, fare in modo che tutti i partecipanti si possano esprimere in maniera totalmente libera permette di risolvere più velocemente un problema.

Mai pensare che più sono le voci che si sentono e più aumenta la confusioe: al contrario più sono le opinioni e più aumentano le possibilità di raggiungere l’obiettivo trovando soluzioni interessanti a cui tu stesso non avevi proprio pensato!

In secondo luogo il brainstorming contribuisce a creare un team affiatato, altro aspetto da non sottovalutare.

Infatti questa tecnica ha il vantaggio di far sentire davvero parte di un team le persone che lavorano per una azienda.

Mettiti un attimo nei panni di un qualsiasi componente del tuo gruppo: se davanti a me ho persone che si esprimono liberamente e senza censure allora anche io sarò stimolato a dire la mia.

In questo modo tutti si sentono indispensabili e si crea una squadra affiatata pronta a discutere apertamente per trovare una soluzione ogni volta che ce ne è bisogno!

Non per niente il brainstorming può essere usata come attività per il team building.