Come scrivere il programma di un meeting

Devi organizzare un meeting e ti stai chiedendo quali sono gli aspetti da non trascurare assolutamente per creare un evento di successo?

Bene, stai pur certo che a livello organizzativo uno dei tasselli più importanti è la stesura del programma!

In poche parole che tu stia organizzando un congresso, un seminario o una riunione aziendale, dovrai essere in grado di definire con precisione che cosa succederà in modo che i partecipanti sappiano fin da subito cosa aspettarsi.

Questo programma potrà poi giungere ai possibili partecipanti tramite mail o arrivare in forma cartacea sulle loro scrivanie, ma ciò che conta è che si crei un documento che racchiuda sinteticamente una serie di informazioni:

• quali sono gli obiettivi della tua riunione e di cosa si parlerà;
• stabilire gli orari, comprese le pause, e il luogo dell’incontro;
• come verranno gestiti gli interventi e le presentazioni, quindi chi parlerà di un argomento e chi di un altro.

I passaggi per stendere l’agenda di un incontro

Si dice che le sorprese siano sempre gradite… vero, ma non quando devi organizzare un meeting!

Infatti dovrai fare in modo che ogni aspetto venga stabilito in anticipo nei minimi dettagli, altrimenti i tuoi ospiti potrebbero non essere invogliati a partecipare.

E lo so che tu vuoi evitare questo a tutti i costi!

Per questo motivo vediamo in dettaglio quali sono gli aspetti da tenere a mente per creare un programma per un meeting a regola d’arte.

1. Parti con largo anticipo

Un consiglio da amico: segui il detto “chi ha tempo non aspetti tempo”.

Per redigere il programma di un evento così importante potresti aver bisogno anche di qualche settimana.

Quindi prima riesci a metterti all’opera e prima sarà chiaro a tutti i partecipanti in che cosa consiste il tuo meeting e che cosa accadrà in concreto.

Inoltre iniziare a pianificare con largo anticipo farà capire agli ospiti del tuo evento che sei una persona davvero professionale e che tieni ai loro impegni e alle loro necessità organizzative.

Anche perché prova per un momento ad immaginare di essere dall’altro lato, mettendoti per esempio nei panni di un relatore che ha dato la sua disponibilità per intervenire al tuo evento.

Se pochi giorni prima dell’evento non c’è ancora un programma ben definito che cosa potresti pensare?

Che l’organizzatore non tiene davvero a questo evento, che non ha rispetto di chi parteciperà, che ha avuto problemi nell’organizzazione etc.

Non vuoi che si pensi questo di te, vero?

Vuoi fare un’ottima figura? Bene, allora il mio consiglio è quello di metterti all’opera nella stesura del programma non appena nella tua testa hai definito alcuni aspetti organizzativi importanti:

• il luogo e la data dell’evento
• quali sono e quante sono le persone che parteciperanno
• di che cosa vuoi che si parli
• chi saranno i relatori che interverranno con una presentazione

2. Definisci il titolo e gli obiettivi del tuo meeting

Sembra banale da dire ma all’interno del programma di un meeting dovrebbero essere specificati innanzitutto il titolo dato all’incontro e il motivo esatto per il quale le persone dovranno riunirsi.

In questo modo sarà subito chiaro ai possibili partecipanti se per loro il tuo meeting può essere utile ed interessante oppure no.

Insomma, è meglio far capire subito di che cosa si discuterà per evitare fraintendimenti futuri.

Titolo:

Scegliere il titolo è un’operazione molto importante, dovrebbe essere tanto semplice quanto incisivo.

Chi avrà tra le mani il tuo programma non potrà fare altro che dire: “bello, voglio partecipare assolutamente!”

Pensi che sia difficile suscitare questa reazione? Assolutamente no, non serve essere dei grandi scrittori!

In sostanza è sufficiente una breve frase che sia in grado di racchiudere tutto il senso del tuo meeting.

Gli obiettivi:

Una buona cosa è quella di mettere un piccolo riquadro con qualche riga sullo scopo dell’incontro.

Per questo motivo metti in evidenza quali sono le problematiche da risolvere così da poter presentare il meeting come un’occasione per trovare nuove soluzioni e discutere di prospettive future.

Ti faccio qualche esempio:

• una riunione rivolta agli imprenditori che operano nel campo della green economy in cui accennare ai problemi climatici della nostra epoca e presentare l’incontro come un’occasione per discutere di possibili progetti di urbanizzazione green in una città;
• un corso rivolto agli infermieri in cui si mette in evidenza l’aumento dell’età media degli italiani per porre come obiettivo l’acquisizione di crediti formativi nel campo delle cure palliative;
• un meeting rivolto alle start-up nel campo della mobilità in cui sono evidenziate le quotidiane difficoltà di spostamento degli italiani per incentivare le aziende innovative a promuovere le loro soluzioni.

Se ci pensi trovare un problema di fondo è uno stimolo molto potente per spingere le persone ad incontrarsi il prima possibile!

Ripeto, la stesura degli obiettivi deve essere fatta in poche righe, per non appesantire un programma che ti assicuro sarà già di per sé denso di informazioni.

Usa meno parole possibili ma fai in modo che siano scelte con cura per attirare l’attenzione.

3. Gli orari

All’interno del programma è importante segnare gli orari di tutto ciò che accade.

Innanzitutto c’è l’orario di arrivo previsto per tutti i partecipanti.

C’è poi la necessità di accreditarsi? C’è un cocktail di benvenuto? Segna gli orari previsti per questi momenti.

Inoltre ad un meeting non possono assolutamente mancare alcune persone incaricate di trattare argomenti specifici, magari accompagnate da presentazioni accattivanti.

Per questo motivo nel programma dovrai indicare uno dopo l’altro gli interventi che ci saranno indicando:

• titolo dell’intervento
• nome del relatore e carica ricoperta: professore, ingegnere, chirurgo, manager etc.
• orario di inizio e di fine

Tra un intervento e l’altro è importate lasciare alcuni minuti (10-15) per dare la possibilità alle persone di fare domande e non lasciare i partecipanti ad un meeting con dubbi e perplessità su quanto è stato detto.

In secondo luogo ricorda che un meeting non può prevedere solo momenti impegnativi e di lavoro, altrimenti i tuoi ospiti potrebbero stancarsi troppo.

Sono sicuro che verranno trattati argomenti molto importanti ma ricorda che per chiunque la soglia di attenzione ha un limite.

Quindi nel programma devi anche prevedere delle pause per un coffee break, per un pranzo o semplicemente per prendere una boccata d’aria.

Questi momenti sono utili non solo per ricaricare le energie ma anche per consentire alle persone di discutere tra di loro e di avere degli interessanti scambi di punti di vista.

Nei meeting può ad esempio succedere che quando un relatore ricomincia a parlare dopo una pausa esordisca con: “parlavo proprio un attimo fa con… e mi ha detto una cosa che mi ha fatto riflettere…”

La ritengo un aspetto molto positivo, fa capire che il tuo meeting è una occasione perfetta per confrontarsi!

4. Come gestire al meglio gli interventi

Sull’ordine degli interventi non esistono regole scolpite sulla pietra, però mi sento di darti un paio di indicazioni.

Innanzitutto va bene metterà all’inizio gli interventi più importanti ma tienine almeno uno per il finale.

Così facendo farai in modo che tutti i partecipanti affrontino gli interventi più decisivi per loro all’inizio del meeting, quando sono freschi!

Però allo stesso tempo incentiverai i tuoi ospiti a non andare via prima della fine dell’evento, li spingerai a sopportare la stanchezza e ad aspettare l’intervento dell’ultimo “ospite speciale”.

E poi attenzione alla durata di ciascun intervento!

Di certo se un argomento è più importante degli altri è giusto dedicargli più minuti, ma senza esagerare.

Non è giusto privare alcune persone del diritto di intervenire, altrimenti perché sono state invitate?

Per ovviare a questo problema è sempre opportuno avere a disposizione un moderatore che gestisca gli interventi ed impedisca che qualcuno si dilunghi più del dovuto.

5. Informazioni generali

All’interno del programma dovrai includere in maniera sintetica una serie di informazioni utili ai futuri partecipanti dell’evento.

Chi organizza l’incontro

Specifica chi è che organizzerà il meeting: è una azienda? Un’associazione? Un’università?

In questo modo i partecipanti del meeting potranno capire quale sarà il taglio dato al meeting, ad esempio se si tratta di un incontro formativo, di business etc.

Data e luogo dell’incontro

Questi due aspetti vanno inseriti sempre in grande, perché devono saltare subito all’occhio.

Banalmente stabilire un quando e un dove permetterà ai partecipanti del meeting di iniziare ad organizzarsi in tempo per poter partecipare al tuo incontro.

Quindi potranno capire se nel giorno da te stabilito sono liberi oppure no e se eventualmente riescono a spostare i loro impegni.

Quanto al luogo, vanno specificati la città, la location in cui si terrà l’evento e, in caso ci sia, il nome della sala meeting. In questo modo i tuoi ospiti potranno scegliere il mezzo di trasporto più idoneo per raggiungere il meeting e capire se è il caso di pernottare nei pressi della location, o addirittura nella location stessa, se scegli un hotel.

Contatti

Ok, hai fornito tutte le indicazioni necessarie, ma se qualcuno volesse avere ulteriori informazioni?

D’altronde non puoi prevedere tutti i dubbi che i tuoi ospiti potrebbero avere, per questo motivo è fondamentale lasciare dei contatti, come mail e numero di telefono, che permetteranno a chi lo desidera di fare domande specifiche.

Ad esempio: il pranzo è gratuito o a pagamento? C’è la possibilità di soggiornare nella location del meeting? C’è un servizio navetta dall’aeroporto alla location del meeting? Etc.

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Alla prossima!